NLP-kongressi 13.-14.6.1998 Hämeenlinnassa

Antero Hälikkä: SYSTEEMINEN OTE TIIMIIN

Tiimistä ja siihen liittyvistä ilmiöistä ollaan montaa mieltä. Mikä tiimistä tekee tiimin ja mistä sen tunnistaa - vastauksia on monia - yhtä ja yleispätevää tuskin löytyykään. Tiimi on taas eräs esimerkki organismista, missä osat ja kokonaisuus muodostavat vaikeaselkoisen systeemin. Kun pyritään etsimään keinoja, millä tavalla tiimistä saataisiin toimiva, on selvitettävä, mikä olisi tiimin mahdollisimman yksinkertainen ja ymmärrettävä tavoitemalli. Sitten olisi muodostettava tarkasteltavasta tiimistä yhteistä käsitystä, jotta voitaisiin tunnistaa kehitettävät kohteet ja kuinka tavoitetiimiin päästään.

(Aiheesta myös: Tiimin luova prosessi)

Tavoite ja erilaisuus

Tiimitarkastelun lähtökohta on tietysti se, mitä varten tiimi on olemassa. Mikä on tiimin tarkoitus. Sen ja siitä johdettujen tavoitteiden tulee olla innostavia ja realistisia.

Seuraavaksi tarkastellaan keitä tarvitaan toteuttamaan tiimille kuuluvaa tehtävää. Millaisia panoksia tarvitaan? Tarkastelun kohteena on ihminen. Osaamme erilaisia asioita ja asiat kiinnostavat eri tavalla kutakin. Jokaisen aivoissa on omat mieltämisjärjestelmänsä ja erottelutyylinsä. Käsitykset tiimin tavoitteestakin vaihtelevat. Joistakin sanotaan ja jotkut ovat itsekin sitä mieltä, etteivät he ole ollenkaan sopivia tiimityöhön. Jotkut taas ovat sopivia, ainakin joidenkin kokemusten mukaan. Millä perusteella tällaista luokittelua harrastetaan, onko siitä hyötyä vai voisiko kaikista tulla hyviä tiimin jäseniä jollakin menetelmällä?

Tiimien suosio ja erinomaisuus perustuvat ihmisten luonnollisen erilaisuuden hyväksikäyttöön. Sellaisia kokemuksia on myös, että samalla henkilöllä sujuu tiimityö jonkin ryhmän kanssa mutta taas toisen ryhmän kanssa "kemia ei pelaa". Tästä seuraa, että tarkastelua on suoritettava myös tiimikokonaisuudesta lähtien. Siis millä kriteereillä tiimi on tullut hyväksi ja millä se on sitä. Jos pelkkä tuloksellisuus hyväksytään hyvyyden kriteeriksi niin joudumme kuitenkin kysymään, mitä on ollut sitä ennen.

Tiimihenki

Tiimien kanssa työskentelevät ovat joutuneet kohtaamaan erilaista ilmapiiriä työyhteisöissä asteikolla tulikivenkatkuisesta onnelliseen perheeseen. Ilmapiirejä on myös ahkerasti kartoitettu ja siten selvitetty tiimityöedellytyksiä. Hyvin luotettava indikaatio hyvästä tiimistä on sen henki. Kun tiimihenki on saatu hyväksi, tieto kulkee ja tulostakin alkaa syntyä. Johtaminen korvautuu tiimin itseohjautumisena. Onnistuminen työssä edelleen vahvistaa tätä henkeä. Hyvä henki rakentuu ihmissuhteista. Nyt kysymys tarkentuu: millaiset suhteet ihmisten kesken luovat hyvän tiimihengen.

Ihmisten keskinäiset hyvät suhteet rakentuvat sellaiselle vuorovaikutukselle, jonka kukin kokee arvokkaaksi. Silloin kun osapuolilla on toisillensa annettavaa syntyy toimiva suhde. Tästä voidaan ryhtyä rakentamaan myös tiimiä. Kun yksilöllä on tiimille annettavaa ja kun hän myös saa itse tiimiltä jotakin arvokasta, toimii hänen kohdallaan tiimisuhde. Tiimi voi antaa jäsenelleen kokemuksellista arvoa. Mutta voiko tiimihenki säilyä silloinkin kun osalle jäsenistä riittää pelkkä palkka? Onko kaikkien koettava hyvä tiimihenki, voisiko riittää se, että osa tarvitsee hengen tuottaman elämyksen ja osalle riittää pelkkä jäsenyys?

Tiimin jäsenten panos tiimille voi koostua ammatillisesta suorituksesta ja sosiaalisesta huomiosta muita kohtaan. Tunnetaan lukuisia kertomuksia henkilöistä, joilla on ollut merkittävä vaikutus tiimille vain sosiaalisen hyvinvoinnin tuottajana, vaikkapa vain huumorin ylläpitäjänä. Heidän poistumisensa tiimistä on vienyt myös tiimihengen tiehensä. Tiimi tarvitsee jäseniltään kahdenlaiset roolit, ammatilliset ja sosiaaliset, työ- ja tiimiroolit. Olennaista on se, millainen kokoelma rooleista tiimille kertyy. Tiimi voi kärsiä roolipuutetta tai yliannostusta. Roolien päällekkäisyydestä voi syntyä haitallista sisäistä kilpailua. Se mikä on jäsenten joustavuuspotentiaali, roolimukautuvuus, luonnehtii heidän tiimivalmiuttaan. Tiimivalmius kertoisi sen, millä todennäköisyydellä henkilö yleensä sopeutuisi tiimiin. Jos osallistujat olisivat kuin palapelin osia, riittäisi tiimin muodostamiseen vain niiden löytäminen, sopivien (pätevien?) henkilöiden valinta. Todellisuudessa riittää, että ainakin osa jäsenistä joustaa kunhan siten saadaan se riittävä henki syntymään.

Itseohjautuvuus

Miksi tiimihenki toimii niin ettei perinteistä johtamista enää tarvita? Kun tiimin tavoitteet on tiedostettu toimii jäsenten välille muodostunut kontrolli automaattisesti ohjaavana voimana. Poikkeama suunnasta tuottaa yhteiseen henkeen särön. Kokemuksellista arvoa ei kenenkään kannata vaarantaa vaikkapa oman viihtyvyyden vuoksi. Yhteisen tunteen voima on suuri tekijä tiimityössä. Miten se suhtautuu vallitsevaan organisaatiokulttuuriin merkitsee myös paljon sen suhteen kuinka hyödylliseksi tiimi osoittautuu osana suurempaa kokonaisuutta. Tiimi voi kiinteytyä voimakkaaksi ja itseohjautuvaksi myös ulkoisen vastuksen tai uhan ansiosta. Hyvin monet armeijan käyneet ovat olleet mukana varusmiestiimeissä, joiden henki on jäänyt mieleen hyvin voimakkaana kokemuksena. Kuitenkaan tiimin päämäärä ei ole välttämättä palvellut juuri ollenkaan armeijan asettamaa perustehtävää. Itseohjautuvuuden ja voimakkaasti koetun yhteishengen seurauksena voi myös tiimin päämäärä ulkopuolisen tehtävänasettajan kannalta hämärtyä työelämässä. Selityksenä voitaneen pitää ihmisen aivojen käsittelykapasiteetin rajallisuutta. Järki joutuu väistymään tunneinformaation tieltä, varsinkin kun ollaan kokemassa aitoa "tiimiherätystä". Niinpä yleensä tiimin tuloksesta vastaavan johtajan on hyvä olla ulkopuolinen tai johtajarooliltaan näkymätön. Hän ryhtyy toimenpiteisiin, jos suunta unohtuu.

Tiimin, niin kuin yksilönkin työprosesseista voidaan eritellä vaiheita, missä vaaditaan erilaista roolikäyttäytymistä. On vaiheita, missä tarvitaan erilaista työrooli- ja tiimiroolikäyttäytymistä. Hyvä itseohjautuva tiimi mukautuu myös työprosessin erilaisiin vaiheisiin ja niiden ehtoihin.

Lisää kysymyksiä

Tiimin selviytymisen selvittäminen on tiimistä vastaavalle tärkeä kysymys. Kuinka aito tarkasteltava tiimi on ja kykeneekö se toteuttamaan tehtäväänsä tehokkaasti? Kysymyksen selvittäminen ei ole yksinkertainen toimenpide. Tiimin jäsenistä on tiedettävä edellytykset, tiimivalmiudet ja tiimiroolit. Ne on selvitettävissä kyselemällä, mutta mitä on silloin tärkeätä saada selville? Tiimitoiminnan ehdoista ja tavoitteen mukaisesta tiimistä on oltava myös käsitys. On myös selvitettävä millaisessa ympäristössä ollaan. On ymmärrettävä toimintaympäristön vaikutus tiimille. Miten molemminpuolinen luottamus rakennetaan tiimin ja organisaation johdon välille. Voidaan myös hyvällä syyllä kysyä: onko tiimi hyvä ratkaisu kaikkeen organisaatiolle kuuluvaan toimintaan. Mitkä ovat tiimin vaihtoehdot, ovatko joskus vanhat konstit parempia kuin pussillinen uusia?

Erääksi välineeksi tiimisysteemin ekologian, sen selviytymisen selvittämiseksi voidaan ottaa systeeminen tarkastelumalli, tiimiroolikokoelma ja arvoperustainen tiimivalmiushierarkia.

© Copyright Innovo Ky Antero Hälikkä, 1999