Z-laskutus 5. ... 5.10   (Zähis Oy)

SEPA-yhteensopivat verkkolaskut (TeApps, Finvoice -liitteineen + rakennustoiminnan työmaa-avain), sähköpostilaskut (PDF, HTML -liitteineen) sekä perinteiset paperilaskut.
Laskulomakkeen voi valita asiakaskohtaisesti ja vapaasti muokata (myös värein ja kuvin sekä halutuilla kielillä).
(lomakevalinnalla määräytyy samalla toimitustapa - paperilasku, sähköpostilasku tai verkkolasku)
Tietoturvallinen käyttö (reskontra/myyntikirjanpito) omalla koneella, ei netti-verkossa ("pilvessä"), jonka tietoturvaan ei voi itse vaikuttaa.
Automaattisesti päivittyvä tuoterekisteri (myyntiriveistä muodostuva "myyntihinnasto") sekä useita päivitettäviä tuotetiedostoja/hinnastoja.
Täysin ilmainen käyttöönotto / testausvaihe (9 laskua) - laskuja voi myös poistaa (rajoituksetta - ts. laskuttaa ilmaiseksi).


Z-Laskutus -ohjelmisto

Esittely

    Laskutusohjelma soveltuu erityisen hyvin pienyritysten ja yhdistysten käyttöön, etenkin silloin, kun varsinaisen kirjanpidon hoitaminen on ulkoistettu tai se joka tapauksessa hoidetaan erikseen. Tällä hoituu luonnollisesti myyntikirjanpito (myyntireskontra) sekä ostolaskujen käsittely ja arkistointi (ostoreskontra)  Liite/Ostoreskontra . Laskutus saadaan helposti, edullisesti ja nopeasti käyttöön (paperi-, sähköposti- ja verkkolaskut). Ostolaskut voivat olla sähköisiä verkkolaskuja, sähköpostilaskuja tai skannattuja paperilaskuja. Myyntiverkkolaskuissa välittyy tarvittaessa myös rakennusalan työmaa-avain.
    Laskutusaineistoon voidaan liittää monenlaisia liitetiedostoja, joita voidaan myös avata muokattaviksi tai tulostettaviksi. Liitetiedostoja voi käyttää lähetettävän verkkolaskun tai sähköpostilaskun liitteinä  kuvaliite . Niitä voi myös liittää/arkistoida 1) kuvaliite asiakkaan tietoihin (asiakasrekisterin asiakkaalle liitettynä), 2) kuvaliite viitteeseen/merkkiin liitettynä sekä haluttuun 3) kuvaliite laskuun liitettynä. Myös kalenteriin  kuvaliite  voidaan tallentaa muistiinpanoja (tekstinä).
    Laskua muokattaessa saadaan haluttaessa itse määritetty asiakas- ja/tai viitenumerokohtainen (merkkikohtainen) muistutus/huomautus (tekstitieto esim. muistutus poikkeushinnoittelusta)  kuvaliite. Laskuun saadaan automaattisesti myös asiakaskohtaisia vakiorivejä (mm. laskutuslisiä tms.)  kuvaliite.
    Samassa laskussa voi olla useita arvonlisäverokantoja, jotka eritellään niin laskussa, maksusuorituksissa kuin yhteenvetotulosteissakin yksilöidysti (verokannoittain)  kuvaliite.
    Laskutuksessa voidaan hyödyntää useita hinnastoja (esim. sähkö, LVI -tukkuliikkeiden tai muita), joita on helppo lisätä ja ylläpitää laskutusohjelmassa (päivittää) ja jolla voidaan tehdä myös hinnastojen välisiä hintavertailuja.  kuvaliite  Hinnaston Päivitys (Pdf)
    Laskutuksesta saadaan yhteenvetotuloste kirjanpitoa varten - kooste halutulta ajankohdalta, yleensä kuukauden ajalta, josta viennit on helppo siirtää kirjanpitoon (laskutus, maksusuoritukset pankkitileittäin, myyntisaamiset ajankohdan lopussa sekä mahdolliset luottotappiot ts. koko myyntikirjanpito)  kuvaliite. Laskujen viivästyskuluista saadaan helposti korkolaskut  kuvaliite.
    Toimii myös lähiverkkoympäristössä, mutta samanaikaisesti vain yksi käyttäjä voi muokata laskuja (ts. asiakas- ja laskutietojen tallennukset mahdollisia vain ensimmäisellä käyttäjällä).
    Mahd. ALV-kantojen muutos ei aiheuta ongelmia kesken tilikaudenkaan 

Ominaisuuksia

    Asetusten ollessa kunnossa, käyttäjä ei edes huomaa tehneensä verkkolaskuja
  • Kaikki valmiit laskut vain tulostetaan:
  • - verkkolaskut välittyvät automaattisesti asiakkaille (välittäjän ohjelmalla) 
  • - sähköpostitse välitettävät tiedostot lähetetään sähköpostitse (yksittäin vahvistaen)  
  • - perinteiset laskutulosteet paperille (..jatkotoimenpiteet "vanhaan" tyyliin) 
    Finvoice- ja TeAppsXML-verkkolaskut sekä PDF- ja HTML-laskut sähköpostitse - kaikki liitteineen
  • - verkkolaskutusohjelma, jolla hoidat aidot verkkolaskut ja muut laskutulosteet 
  • - verkkolaskuihin haluttaessa liitteeksi "laskun kuva" (automaattisesti) 
  • - verkkolaskut välitetään erikseen (usein automaattisesti)  
  • - ei kiinteää kytkentää verkkolaskun välittäjään, joten välittäjän vaihtaminen käy helposti 
  • - vinkkinä mainittakoon Maventan välityspalvelu - helppo ja edullinen
  •   (lasku lähetetään täysin automaattisesti heti tulostuksen jälkeen - myös mahd. liitteet - verkkolaskuttaminen siis täysin automaattisesti)
  • Toistaiseksi pankkien kautta ei ole voinut välittää liiteitä.
    Pankit saattavat joskus ottaa käyttöön uuden verkkolaskuformaatin Finvoice 2.0, jonka mukana saadaan välitettyä myös rajoitettuja liitteitä. Varsinaisesti liitteiden käsittely tullee eriaikaisesti kussakin pankkiryhmässä, jos ollenkaan. Tämä formaatti (uusi lomake) on käytettävissä myös Z-laskutuksessa. Tosin tukea Finvoisen liitesanomille ei edelleenkään 2016/01 ole pankeilla eikä ilmeisesti muilla välittäjilläkään.
    Laskuissa mm. Toim.päivä, Alv-tunnisteet, Maksuviite ja Viivakoodit  
  • - myös uusimmat viivakoodiversiot (4- ja 5-versiot) sekä virtuaaliviivakoodi sähköpostilaskuissa
    Laskuihin voidaan lisätä monenlaisia liitetiedostoja  
  • - etenkin verkkolaskuja ja sähköpostilaskuja varten
  • - laskutukseen liittyvään arkistointiin (asiakas–, viitenumero– ja laskukohtaisesti)
    Asiakas- ja Viitenumerokohtaisia lisätietoja tekstitietoina (muistikirjana)  
    Laskulomakkeet voidaan muotoilla vapaasti (myös ruotsin–, englannin–, saksan– ja vironkieliset)
  • - kieliä voi myös lisätä (5-versiossa)
  • - myös verkkolaskuja voi vapaasti muotoilla (räätälöidä asiakaskohtaisesti)
    Lasku voi sisältää satoja rivejä (sivutus automaattinen) sekä useita verokantoja  
  • - hinnat voivat olla verottomia tai verollisia
  • - käänteisen alv:n asiallinen selitysteksti automaattisesti -  liite 
    Halutuille laskuriveille voidaan helposti lisätä välisummia (alv eriteltynä)
    Kuitin tulostus maksetusta laskusta  
    Lähetteen tulostus maksamattomasta laskusta  
    Laskurivin numerosarakkeessa voidaan tehdä laskutoimituksia  
    Laskuluettelon avulla vanhan laskun etsintä on todella helppoa  
  • - Laskun etsintä voidaan suorittaa vaikka laskurivin tiedolla  
    Reskontrassa maksusuoritusten kirjaus ja seuranta 
  • - kirjaukset leiketaulussa olevasta viiteluettelosta, tiliotteesta yms. tai manuaalisesti
  • - kirjaukset voidaan tehdä useana eränä (osasuorituksina)
  • - kirjaukset voidaan eritellä maksutileittäin (pankki1, pankki2,... , käteinen, luottokortti, ...)
  • - kirjatusta suorituksesta voidaan tulostaa kuitti
  • - muistutukset helposti sähköpostitse tai paperituloste kirjepostina (korot ja kulut eriteltyinä)
    Hinnastoina käyvät laajat hinnastot, joita voi olla useita (mm. tukkuliikkeiden hinnastot)  
  • - laskuriveistä muodostuu automaattisesti hinnasto (omana hinnastovälilehtenä)  
  • - tuotteiden etsintä käy myös todella helposti  
    Kirjanpitoon yhteenvetotuloste alv-erittelyineen -  liite 
    Asiakkaat voidaan kopioida leiketaulun avulla (tekstimuodossa muihin ohjelmiin tai muualta laskusohjelmaan) -  liite 
    Halutut laskut (laskuriveineen) voidaan kopioida leiketaulun avulla muihin ohjelmiin  
    Laskuluettelotkin (halutuin rajauksin) voidaan kopioida leiketaulun avulla (vaikka Exceliin - jatkokäsittelyyn)  
  • - Laskuluetteloita voidaan rajata varsin monipuolisesti  
    Yleisiä lisätietoja ("muistettavia juttuja") erillisenä tekstitietona  
    Kalenteri, jota voi hyödyntää omiin muistiinpanoihin 
    jne...  (uudistuu jatkuvasti)
  •  Ohjelma on pyritty pitämään yksinkertaisena lukuisista toiminnoista huolimatta (osa toiminnoista ei siis ole edes esillä).
  •  Tiedustele kuinka haluamaasi toimintoa käytetään tai koska sellainen on käytettävissä. 
  •  Laskutusohjelmaa käytetään ja se soveltuu varsin monille toimialoille. 
  •  Käyttäjien toiveta toteutetaan tulevissakin uudistuksissa -  ota yhteyttä .
  • Asiakkaat

    Lukumäärä 32767 kpl (alkunumero vapaasti valittavissa - numeroalue 1...99999)
    Asiakkaan nimikentät 2 kpl (70+40 merkkiä, tarvittaessa jopa 100+100 merkkiä)
    Asiakkaan osoitekentät 3 kpl (40+40+35 merkkiä)
    Alennusryhmä (0...3)
    Maksuehto (0...5)
    Alv-tunniste (15 merkkiä)
    Sähköisten laskutusten yhteystiedot
    Lisäksi rajattomasti asiakaskohtaisia tekstitietoja, joita voi myös lisätä laskutulosteisiin sekä muita tiedostoliitteitä (kuvia, PDF-tiedostoja jne.), joita voi myös käyttää laskutusohjelmasta (avata muokattaviksi).

    Laskut

    Laskuja voi olla vaikka yli miljoona mutta käytännössä tarve lienee muutamia kymmeniä tuhansia (alkunumero vapaasti valittavissa - numeroalue 0...999999).

    Asiakas valitaan luettelosta (asiakkaan tietoja voidaan muuttaa myös laskukohtaisesti).
    Uuden laskun pohjaksi voidaan haluttaessa valita vanhan laskun  1)asiakastiedot,  2)asiakas–, viitenumero ja merkkitiedot,  3)laskun kopio  tai tulostettuun laskuun voidaan tehdä  4)hyvityslasku,  jossa eri verokannat ovat eriteltyinä ja johon tulee viittaus alkuperäiseen laskuun (kirjanpitolain mukaisesti).
    Saajan viite (esim. laskuttajan työnumero) valitaan luettelosta tai kirjoitetaan haluttu numero (ei pakollinen).
    Merkkinä käytetään asiakkaan haluamaa lisätietoa (mikäli samaa merkkiä käytetään useissa laskuissa, kannattaa viitenumeroa käyttää).
    Saajan viitenumerokohtaisia (esim. työnumerokohtaisia) lisätietoja on tallennettavissa liitetiedostoina (avattavissa muokattaviksi) tai erilliseen tekstitiedostoon rajattomasti (ei suoraan laskuihin tulostettavissa - hyödynnettävissä leiketaulun kautta). Laskunumerokohtaisiakin lisätietoja on tallennettavissa em. tavoin liitetiedostoina sekä tekstinä.

    Päiväys tulee automaattisesti (kuluva päivä), jota voidaan muuttaa.
    Eräpäivä tulee automaattisesti maksuehdon mukaisesti, jota voidaan muuttaa.
    Toimituspäivä tulee automaattisesti (kuluva päivä), jota voidaan muuttaa.
    Päiväykset on kirjoitettavissa suoraan (esim. 2.2, 2-2, 29-10-05, 1-12-2006 jne.) tai kalenterista valitsemalla.

    Laskurivit voidaan täyttää täysin vapaasti tai aiempien laskujen muodostamasta hinnastosta valitsemalla, muuta hinnastoa käyttäen tai leiketaulun avulla kopioiden (vaikkapa vanhoista laskuista).
    Riville voidaan kirjoittaa myös pelkästään tekstiä (100 merkkiä), joka tulee nimike-sarakkeeseen. Tällöin muut sarakkeet on jätettävä tyhjiksi. Normaalina laskurivinä nimike-sarakkeen pituus on 60 merkkiä.
    Rivikohtaisen summan ohjelma laskee määrän, hinnan ja alennuksen avulla, mutta sitä voidaan myös muuttaa, jolloin ohjelma korjaa alennusta ja tarvittaessa hintaa. Hintoina voidaan käyttää arvonlisäverollisia tai verottomia hintoja (valinta tehdään laskuasetuksissa). Numerosarakkeissa voidaan tehdä myös laskutoimituksia.
    Riville täytetään myös haluttu arvonlisävero (0...7). Laskuasetuksissa täytetään verokantojen veroprosentit (1...7), jossa valitaan myös oletuksena käytettävä alv-prosentti.
    Samassa laskussa voidaan käyttää useaa Alv-prosenttia sekä tietysti verotonta myyntiä. Verot eritellään laskuun verokannoittain ja selitystekstein.

    Käytettävissä ovat puhtaalle paperille tulostettavat pankkisiirrollinen tai ilman pankkisiirto-osaa olevat lomakkeet (viivakoodilla ja tietenkin viitenumerolla), joita voidaan esikatsella ja helposti muokata omiin yksilöllisiin tarpeisiin (tai tehdä myös lisää). Myös ruotsin–, englannin–, viron– ja saksankieliset laskulomakemallit sisältyvät kokoonpanoon.
    Lomakkeisiin voidaan lisätä myös kuvia (vaikkapa oma logo). Sekä kuvat että teksti on mahdollista tulostaa myös värillisinä, mikäli käytössäsi on väritulostin.
    Laskuissa voi olla rivejä haluttu määrä (1...). Sivutus tapahtuu automaattisesti ja sivuihin tulostuvat sivunumerot. Laskun "pääsivu", pankkisiirto-osa sisältävä (tai sitä vastaava osa pankkisiirrottomassa laskussa) voidaan valita ensimmäiselle tai viimeiselle sivulle (lomakemuotoilussa). Laskun "pääsivulle" lomakkeelle tulostuu normaalisti 20...30 riviä, mutta lisäsivuille voidaan tulostaa laskurivejä paperin täydeltä - sivuja tulostetaan niin monta, että kaikki laskurivit tulostuvat.

    Asentamalla PDF-tulostusajuri (ei mukana laskutusohjelmassa), saat laskut halutessasi myös PDF-tiedostoina.
    Laskut voidaan tietenkin tulostaa verkkolaskuina (Finvoice ja TeApps) sekä myös HTML-tiedostoina, joita voi lähettää sähköpostitse suoraan ohjelmasta (samoin PDF-laskut).
    Laskua ei ole välttämätöntä tulostaa, vaan se voidaan kuitata myös suoraan saaduksi, esim. käteisenä tai luottokorttimaksuna, jolloin kuitatusta suorituksesta saadaan haluttaessa kuitti.

    Muistutukset

    Valmiina lomakemallina on jokunen tulostettava lomakepohja (myös PDF) sekä HTML-lomakepohja, joita voidaan laskulomakkeen tapaan esikatsella ja muokata halutulla tavalla. HTML-muistutuslomake voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse suoraan ohjelmasta.
    Muistutuksia voidaan lähettää kolme kertaa (kuhunkin tulostuu asetuksissa määritelty huomautusteksti).
    Muistuksen tulostusviive (päivinä) määritetään asetuksissa (maksuehtokohtaisesti).

    Lähetteet ja kuitit

    Maksamattoman laskun rivitiedoista voidaan koska tahansa tulostaa lähete (omalla, muokattavalla lomakkeella ja halutulla tulostimella).
    Maksetusta laskusta voidaan tulostaa kuitti (omalla, muokattavalla lomakkeella ja halutulla tulostimella).

    Reskontra

    Laskut voidaan kirjata maksetuiksi myös useassa osassa.
    Laskutoimituksia voi tehdä kirjauksien numerosarakkeissa.
    Leiketaulun kautta voidaan käyttää vaikkapa tiliotetta tai muuta maksuluetteloa, jonka avulla kirjaaminen on nopeaa ja helppoakin.
    Myyntireskontran kirjauksessa valitaan suorituspakkitili, jolloin raporttitulosteissa eritellään suoritukset pankkitilikohtaisesti. Luottotappioihin kirjattavan laskun suoritustiliksi valitaan LUOTTOTAPPIO, muuten luottotappioksi kirjattavan laskun käsittely ei poikkea maksukirjauksista.
    Mikäli käydään myös käteiskauppaa, voidaan pankkitilin asemesta lisätä tiliksi vaikka ”Käteissuoritus” ja käyttää sitä maksutilinä, jolloin raporttitulosteissa (yhteenvetotulosteissa), eritellään maksusuorituksen tulleen ”Käteissuoritustilille”. Samoin voidaan haluttaessa eritellä ”Luottokorttisuoritus” jne...
    Maksusuorituksesta voidaan haluttaessa tulostaa erillinen kuitti.
    Korkolaskutus (automaattinen laskujen muodostus koroista ja muistutusmaksuista)

    Laskuluettelot (Laskuselaus)

    Laskuluetteloita voidaan rajata monin eri tavoin (itseasiassa erittäin monipuolisesti).
    Luettelosta voidaan myös etsiä rivit, joilta löytyy tietty tekstipätkä, numero tai päivämäärä (tätä siis kannattaa käyttää halutun laskun etsintään).
    Luetteloon saadaan haluttaessa myös laskurivit, jolloin tietty lasku voidaan etsiä myös myydyn tuotteen avulla.
    Lisäksi kaikki tiedot ovat siirrettävissä leiketaulun avulla muihin ohjelmiin jatkokäsittelyä ja analysointia varten (esim. Excel).

    Kirjanpitoa varten saadaan arvonlisäveroittain eritellyt yhteenvedot, joita voidaan myös rajata monin eri tavoin.
    Yhteenvetotulosteessa ovat esitettyinä laskutus, maksusuoritukset pankkitileittäin, myyntisaamiset ajankohdan lopussa sekä mahdolliset luottotappiot. Kaikki tapahtumat alv-erittelyineen (verokannoittain) sekä selitystekstein. Kirjanpitoa varten riittää siis yksi tapahtumakuitti, jossa kaikki tarpeellinen on yksilöity asianmukaisesti. Luonnollisesti yksityiskohtaisemmatkin tulosteet saadaan yhteenvetolukujen lisäksi.

    Tuotteet (hinnastot)

    Laskuista muodostuu tuoteluettelo (hinnasto) automaattisesti (omana hinnastojen välilehtenä).
    Automaattisesti vanhojen laskutusten laskuriveistä muodostuva hinnasto ei tarvitse päivitystä - sehän päivittyy automaattisesti laskuja tehdessä.
    Näitä hintoja voi käyttää myös asiakaskohtaisesti (asiakaskohtainen hinnasto).

    Tuotehinnastoina voidaan käyttää myös muita hinnastoja (mm. tukkureilta saatavia hinnastoja), joista poimitaan tiedot laskutushinnastojen tietokantoihin (tuotteet, hinnat, alennukset). Hinnastoja voi olla useita (omina hinnastovälilehtinä). Tietenkin hinnaston voi päivittää laskutusohjelman käyttöön, lähes mistä tahansa tekstimuotoisesta tiedostosta (vaikka omasta hinnastoluettelosta). Hinnaston ylläpito tehdään uusimalla hinnaston päivitys. Laajojen hinnastojen ylläpito kannattaa hoitaa tällä tavoin - hinnastossa saattaa olla kymmeniä tuhansia tuotteita, joten niiden hintamuutoksia ei kannata manuaalisesti tehdä.

    Hinnastoista on todella helppoa ja nopeaa etsiä tuotteita.

    Tulossa... (mm.)

    Suoritusten kirjaukset (myyntireskontra):
  • - Sähköisistä tiliote- ja viitesuoritustiedostoista automaattikäsittely (nykyisin vastaavat luettelot oltava leiketaulussa).
  • - Myös käteisalennus tulee huomioitavaksi automaattikirjauksissa (nykyisin kirjattava erikseen manuaalisesti).
  • Ks. liitteestä lisätietoa - mm. Korkolaskutus ja Perintä
  • Linkkejä:
    Maventa (verkkolaskujen välittäjä) , Z-Laskutus (verkkolaskutusohjelma) , Zähis Oy , Verkkolaskuosoitteisto (TIEKE) ,Verkkolaskuvälittäjät (TIEKE) , Yrityshaku (YTJ) , Verkkolaskutuksen ensiaskeleet (Tieke)
    ©Copyright Ismo Möttönen (22.01.2015)