SEPA-yhteensopivat verkkolaskut (TeApps, Finvoice -liitteineen + rakennustoiminnan työmaa-avain), sähköpostilaskut (PDF, HTML -liitteineen) sekä perinteiset paperilaskut.
Laskulomakkeen voi valita asiakaskohtaisesti ja vapaasti muokata (myös värein ja kuvin sekä halutuilla kielillä). (lomakevalinnalla määräytyy samalla toimitustapa - paperilasku, sähköpostilasku tai verkkolasku)
Tietoturvallinen käyttö (reskontra/myyntikirjanpito) omalla koneella, ei netti-verkossa ("pilvessä"), jonka tietoturvaan ei voi itse vaikuttaa.
Automaattisesti päivittyvä tuoterekisteri (myyntiriveistä muodostuva "myyntihinnasto") sekä useita päivitettäviä tuotetiedostoja/hinnastoja.
Täysin ilmainen käyttöönotto / testausvaihe (9 laskua) - laskuja voi myös poistaa (rajoituksetta - ts. laskuttaa ilmaiseksi).
|
|
Esittely
Laskutusohjelma soveltuu erityisen hyvin pienyritysten ja yhdistysten
käyttöön, etenkin silloin, kun varsinaisen kirjanpidon hoitaminen on
ulkoistettu tai se joka tapauksessa hoidetaan erikseen. Tällä hoituu luonnollisesti myyntikirjanpito (myyntireskontra) sekä ostolaskujen käsittely ja arkistointi (ostoreskontra) Liite/Ostoreskontra . Laskutus saadaan helposti, edullisesti ja nopeasti käyttöön (paperi-, sähköposti- ja verkkolaskut). Ostolaskut voivat olla sähköisiä verkkolaskuja, sähköpostilaskuja tai skannattuja paperilaskuja. Myyntiverkkolaskuissa välittyy tarvittaessa myös rakennusalan työmaa-avain.
Laskutusaineistoon voidaan liittää monenlaisia liitetiedostoja, joita voidaan myös avata muokattaviksi tai tulostettaviksi. Liitetiedostoja voi käyttää lähetettävän verkkolaskun tai sähköpostilaskun liitteinä kuvaliite . Niitä voi myös liittää/arkistoida 1) kuvaliite asiakkaan tietoihin (asiakasrekisterin asiakkaalle liitettynä), 2) kuvaliite viitteeseen/merkkiin liitettynä sekä haluttuun 3) kuvaliite laskuun liitettynä. Myös kalenteriin kuvaliite voidaan tallentaa muistiinpanoja (tekstinä).
Laskua muokattaessa saadaan haluttaessa itse määritetty asiakas- ja/tai viitenumerokohtainen (merkkikohtainen) muistutus/huomautus (tekstitieto esim. muistutus poikkeushinnoittelusta)
kuvaliite.
Laskuun saadaan automaattisesti myös asiakaskohtaisia vakiorivejä (mm. laskutuslisiä tms.) kuvaliite.
Samassa laskussa voi olla useita arvonlisäverokantoja, jotka eritellään niin laskussa, maksusuorituksissa kuin yhteenvetotulosteissakin yksilöidysti (verokannoittain)
kuvaliite.
Laskutuksessa voidaan hyödyntää useita hinnastoja (esim. sähkö, LVI -tukkuliikkeiden tai muita), joita on
helppo lisätä ja
ylläpitää laskutusohjelmassa (päivittää) ja jolla voidaan tehdä
myös hinnastojen välisiä hintavertailuja. kuvaliite Hinnastopäivitys (Pdf)
Laskutuksesta saadaan yhteenvetotuloste kirjanpitoa varten - kooste halutulta ajankohdalta, yleensä kuukauden ajalta, josta viennit on helppo siirtää kirjanpitoon (laskutus, maksusuoritukset pankkitileittäin, myyntisaamiset ajankohdan lopussa sekä mahdolliset luottotappiot ts. koko myyntikirjanpito)
kuvaliite Pdf-liite.
Laskujen viivästyskuluista saadaan helposti korkolaskut
kuvaliite.
Toimii myös lähiverkkoympäristössä, mutta samanaikaisesti vain yksi käyttäjä voi muokata laskuja (ts. asiakas- ja laskutietojen tallennukset mahdollisia vain ensimmäisellä käyttäjällä).
Mahd. ALV-kantojen muutos ei aiheuta ongelmia kesken tilikaudenkaan
Ominaisuuksia
Asetusten ollessa kunnossa, käyttäjä ei edes huomaa tehneensä verkkolaskuja
- Kaikki valmiit laskut vain tulostetaan:
- - verkkolaskut välittyvät automaattisesti asiakkaille (välittäjän ohjelmalla)
- - sähköpostitse välitettävät tiedostot lähetetään sähköpostitse (yksittäin vahvistaen)
- - perinteiset laskutulosteet paperille (..jatkotoimenpiteet "vanhaan" tyyliin)
Finvoice- ja TeAppsXML-verkkolaskut sekä PDF- ja HTML-laskut sähköpostitse - kaikki liitteineen
- - verkkolaskutusohjelma, jolla hoidat aidot verkkolaskut ja muut laskutulosteet
- - verkkolaskuihin haluttaessa liitteeksi "laskun kuva" (automaattisesti)
- - verkkolaskut välitetään erikseen (usein automaattisesti)
- - ei kiinteää kytkentää verkkolaskun välittäjään, joten välittäjän vaihtaminen käy helposti
- - vinkkinä mainittakoon Maventan välityspalvelu - helppo ja edullinen
- (lasku lähetetään täysin automaattisesti heti tulostuksen jälkeen - myös mahd. liitteet - verkkolaskuttaminen siis täysin automaattisesti)
Toistaiseksi pankkien kautta ei ole voinut välittää liiteitä. Pankit saattavat joskus ottaa käyttöön uuden verkkolaskuformaatin Finvoice 2.0, jonka mukana saadaan välitettyä myös rajoitettuja liitteitä. Varsinaisesti liitteiden käsittely tullee eriaikaisesti kussakin pankkiryhmässä, jos ollenkaan. Tämä formaatti (uusi lomake) on käytettävissä myös Z-laskutuksessa. Tosin tukea Finvoisen liitesanomille ei edelleenkään 2016/01 ole pankeilla eikä ilmeisesti muilla välittäjilläkään.
Laskuissa mm. Toim.päivä, Alv-tunnisteet, Maksuviite ja Viivakoodit
- - myös uusimmat viivakoodiversiot (4- ja 5-versiot)
sekä virtuaaliviivakoodi sähköpostilaskuissa
Laskuihin voidaan lisätä monenlaisia liitetiedostoja
- - etenkin verkkolaskuja ja sähköpostilaskuja varten
- - laskutukseen liittyvään arkistointiin (asiakas–, viitenumero– ja laskukohtaisesti)
Asiakas- ja Viitenumerokohtaisia lisätietoja tekstitietoina (muistikirjana/muistutuksina) - liite
Laskulomakkeet voidaan muotoilla vapaasti (myös ruotsin–, englannin–, saksan– ja vironkieliset)
- - kieliä voi myös lisätä (5-versiossa)
- - myös verkkolaskuja voi vapaasti muotoilla (räätälöidä asiakaskohtaisesti)
Lasku voi sisältää satoja rivejä (sivutus automaattinen) sekä useita verokantoja
- - hinnat voivat olla verottomia tai verollisia
- - käänteisen alv:n asiallinen selitysteksti automaattisesti - liite
Halutuille laskuriveille voidaan helposti lisätä välisummia (alv eriteltynä)
Kuitin tulostus maksetusta laskusta
Lähetteen tulostus maksamattomasta laskusta
Laskurivin numerosarakkeessa voidaan tehdä laskutoimituksia
Laskuluettelon avulla vanhan laskun etsintä on todella helppoa
- - Laskun etsintä voidaan suorittaa vaikka laskurivin tiedolla
Reskontrassa maksusuoritusten kirjaus ja seuranta
- - kirjaukset leiketaulussa olevasta viiteluettelosta, tiliotteesta yms. tai manuaalisesti
- - kirjaukset voidaan tehdä useana eränä (osasuorituksina)
- - kirjaukset voidaan eritellä maksutileittäin (pankki1, pankki2,... , käteinen, luottokortti, ...)
- - kirjatusta suorituksesta voidaan tulostaa kuitti
- - muistutukset helposti sähköpostitse tai paperituloste kirjepostina (korot ja kulut eriteltyinä)
Hinnastoina käyvät laajat hinnastot, joita voi olla useita (mm. tukkuliikkeiden hinnastot)
- - laskuriveistä muodostuu automaattisesti hinnasto (omana hinnastovälilehtenä)
- - tuotteiden etsintä käy myös todella helposti
Kirjanpitoon yhteenvetotuloste alv-erittelyineen - liite
Asiakkaat voidaan kopioida leiketaulun avulla (tekstimuodossa muihin ohjelmiin tai muualta laskusohjelmaan) - liite
Halutut laskut (laskuriveineen) voidaan kopioida leiketaulun avulla muihin ohjelmiin
Laskuluettelotkin (halutuin rajauksin) voidaan kopioida leiketaulun avulla (vaikka Exceliin - jatkokäsittelyyn)
- - Laskuluetteloita voidaan rajata varsin monipuolisesti
Yleisiä lisätietoja ("muistettavia juttuja") erillisenä tekstitietona
Kalenteri, jota voi hyödyntää omiin muistiinpanoihin
jne... (uudistuu jatkuvasti)
Ohjelma on pyritty pitämään yksinkertaisena lukuisista toiminnoista huolimatta (osa toiminnoista ei siis ole edes esillä).
Tiedustele kuinka haluamaasi toimintoa käytetään tai koska sellainen on käytettävissä.
Laskutusohjelmaa käytetään ja se soveltuu varsin monille toimialoille.
Käyttäjien toiveta toteutetaan tulevissakin uudistuksissa - ota yhteyttä .
|
Asiakkaat
- Lukumäärä
32767 kpl (alkunumero vapaasti
valittavissa - numeroalue 1...99999)
-
Asiakkaan nimikentät 2 kpl (70+40
merkkiä, tarvittaessa jopa 100+100 merkkiä)
-
Asiakkaan osoitekentät 3 kpl (40+40+35 merkkiä)
-
Alennusryhmä (0...3)
-
Maksuehto (0...5)
-
Alv-tunniste (15 merkkiä)
-
Sähköisten laskutusten yhteystiedot
-
Lisäksi rajattomasti asiakaskohtaisia tekstitietoja, joita voi myös lisätä laskutulosteisiin sekä muita tiedostoliitteitä (kuvia, PDF-tiedostoja jne.), joita voi myös käyttää laskutusohjelmasta (avata muokattaviksi).
Laskut
- Laskuja
voi olla vaikka yli miljoona mutta
käytännössä tarve lienee muutamia
kymmeniä tuhansia (alkunumero vapaasti valittavissa - numeroalue
0...999999).
Asiakas valitaan luettelosta (asiakkaan tietoja voidaan muuttaa
myös laskukohtaisesti).
Uuden laskun pohjaksi voidaan haluttaessa valita
vanhan laskun 1)asiakastiedot, 2)asiakas–,
viitenumero ja merkkitiedot,
3)laskun kopio tai tulostettuun laskuun voidaan tehdä 4)hyvityslasku, jossa eri verokannat ovat eriteltyinä ja johon tulee viittaus alkuperäiseen laskuun (kirjanpitolain mukaisesti).
- Saajan viite (esim. laskuttajan työnumero)
valitaan luettelosta tai
kirjoitetaan haluttu numero (ei pakollinen).
Merkkinä käytetään asiakkaan
haluamaa lisätietoa (mikäli samaa merkkiä
käytetään useissa laskuissa, kannattaa
viitenumeroa käyttää).
Saajan viitenumerokohtaisia (esim. työnumerokohtaisia) lisätietoja on tallennettavissa liitetiedostoina (avattavissa muokattaviksi) tai
erilliseen tekstitiedostoon rajattomasti (ei suoraan
laskuihin tulostettavissa - hyödynnettävissä leiketaulun kautta). Laskunumerokohtaisiakin lisätietoja on tallennettavissa em. tavoin liitetiedostoina sekä tekstinä.
Päiväys tulee automaattisesti (kuluva
päivä), jota voidaan muuttaa.
Eräpäivä tulee automaattisesti maksuehdon
mukaisesti, jota voidaan muuttaa.
Toimituspäivä tulee automaattisesti (kuluva
päivä), jota voidaan muuttaa.
Päiväykset on kirjoitettavissa suoraan (esim. 2.2,
2-2, 29-10-05, 1-12-2006 jne.) tai kalenterista valitsemalla.
Laskurivit voidaan täyttää täysin
vapaasti tai aiempien laskujen muodostamasta hinnastosta valitsemalla,
muuta hinnastoa käyttäen tai leiketaulun
avulla kopioiden (vaikkapa vanhoista laskuista).
Riville voidaan kirjoittaa myös
pelkästään tekstiä (100
merkkiä), joka tulee nimike-sarakkeeseen.
Tällöin muut sarakkeet on
jätettävä tyhjiksi. Normaalina
laskurivinä nimike-sarakkeen pituus on 60 merkkiä.
Rivikohtaisen summan ohjelma laskee määrän,
hinnan ja alennuksen avulla, mutta sitä voidaan myös
muuttaa, jolloin ohjelma korjaa alennusta ja tarvittaessa hintaa.
Hintoina voidaan käyttää
arvonlisäverollisia tai verottomia hintoja (valinta
tehdään laskuasetuksissa). Numerosarakkeissa voidaan tehdä myös laskutoimituksia.
Riville täytetään
myös haluttu arvonlisävero (0...7). Laskuasetuksissa
täytetään verokantojen veroprosentit (1...7), jossa
valitaan myös oletuksena
käytettävä alv-prosentti.
Samassa laskussa voidaan
käyttää useaa
Alv-prosenttia sekä tietysti verotonta myyntiä. Verot
eritellään laskuun verokannoittain ja selitystekstein.
Käytettävissä ovat puhtaalle paperille
tulostettavat pankkisiirrollinen tai ilman pankkisiirto-osaa olevat
lomakkeet (viivakoodilla ja tietenkin viitenumerolla), joita
voidaan esikatsella ja helposti muokata omiin yksilöllisiin
tarpeisiin (tai tehdä myös lisää). Myös
ruotsin–, englannin–, viron– ja saksankieliset laskulomakemallit
sisältyvät kokoonpanoon.
Lomakkeisiin
voidaan lisätä myös kuvia (vaikkapa oma
logo). Sekä kuvat että teksti on mahdollista tulostaa
myös värillisinä, mikäli
käytössäsi on väritulostin.
Laskuissa voi olla rivejä haluttu
määrä (1...). Sivutus tapahtuu automaattisesti ja
sivuihin tulostuvat
sivunumerot. Laskun "pääsivu", pankkisiirto-osa
sisältävä (tai sitä vastaava osa
pankkisiirrottomassa laskussa) voidaan valita ensimmäiselle tai
viimeiselle sivulle (lomakemuotoilussa). Laskun "pääsivulle"
lomakkeelle tulostuu
normaalisti 20...30 riviä, mutta lisäsivuille voidaan
tulostaa laskurivejä paperin täydeltä -
sivuja tulostetaan niin monta, että kaikki laskurivit tulostuvat.
- Asentamalla
PDF-tulostusajuri (ei mukana laskutusohjelmassa), saat
laskut halutessasi myös PDF-tiedostoina.
Laskut voidaan tietenkin tulostaa verkkolaskuina (Finvoice ja TeApps) sekä myös HTML-tiedostoina, joita voi
lähettää sähköpostitse suoraan ohjelmasta
(samoin PDF-laskut).
Laskua ei ole välttämätöntä tulostaa, vaan se voidaan kuitata myös suoraan saaduksi, esim. käteisenä tai luottokorttimaksuna, jolloin kuitatusta suorituksesta saadaan haluttaessa kuitti.
Muistutukset
- Valmiina
lomakemallina on jokunen tulostettava lomakepohja
(myös PDF) sekä HTML-lomakepohja, joita voidaan
laskulomakkeen tapaan esikatsella ja muokata halutulla tavalla.
HTML-muistutuslomake
voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse
suoraan ohjelmasta.
Muistutuksia
voidaan lähettää kolme kertaa
(kuhunkin tulostuu asetuksissa määritelty
huomautusteksti).
Muistuksen tulostusviive (päivinä)
määritetään asetuksissa
(maksuehtokohtaisesti).
Lähetteet ja kuitit
- Maksamattoman laskun rivitiedoista voidaan koska tahansa tulostaa lähete (omalla, muokattavalla lomakkeella ja halutulla tulostimella).
Maksetusta laskusta voidaan tulostaa kuitti (omalla, muokattavalla lomakkeella ja halutulla tulostimella).
Reskontra
Laskut voidaan
kirjata maksetuiksi
myös useassa osassa. Laskutoimituksia voi tehdä kirjauksien numerosarakkeissa.
Leiketaulun
kautta voidaan käyttää vaikkapa
tiliotetta tai muuta maksuluetteloa, jonka avulla kirjaaminen on nopeaa
ja helppoakin.
Myyntireskontran kirjauksessa valitaan
suorituspakkitili, jolloin raporttitulosteissa
eritellään suoritukset pankkitilikohtaisesti. Luottotappioihin
kirjattavan
laskun suoritustiliksi
valitaan LUOTTOTAPPIO, muuten luottotappioksi kirjattavan laskun
käsittely ei poikkea maksukirjauksista.
Mikäli käydään myös käteiskauppaa,
voidaan pankkitilin asemesta lisätä tiliksi vaikka
”Käteissuoritus” ja käyttää sitä
maksutilinä, jolloin raporttitulosteissa (yhteenvetotulosteissa),
eritellään maksusuorituksen tulleen
”Käteissuoritustilille”. Samoin voidaan haluttaessa eritellä
”Luottokorttisuoritus” jne...
Maksusuorituksesta voidaan haluttaessa tulostaa erillinen kuitti.
Korkolaskutus (automaattinen laskujen muodostus koroista ja muistutusmaksuista)
Laskuluettelot (Laskuselaus)
- Laskuluetteloita
voidaan rajata monin eri tavoin (itseasiassa
erittäin monipuolisesti).
Luettelosta voidaan myös etsiä rivit, joilta
löytyy tietty tekstipätkä, numero tai
päivämäärä
(tätä siis kannattaa
käyttää halutun laskun
etsintään).
Luetteloon saadaan haluttaessa myös laskurivit, jolloin tietty
lasku voidaan etsiä myös myydyn tuotteen avulla.
Lisäksi kaikki tiedot ovat siirrettävissä
leiketaulun avulla muihin ohjelmiin
jatkokäsittelyä ja analysointia varten (esim. Excel).
- Kirjanpitoa
varten saadaan arvonlisäveroittain eritellyt yhteenvedot,
joita voidaan myös rajata monin eri tavoin.
Yhteenvetotulosteessa ovat esitettyinä laskutus, maksusuoritukset pankkitileittäin, myyntisaamiset ajankohdan lopussa sekä mahdolliset luottotappiot. Kaikki tapahtumat alv-erittelyineen (verokannoittain) sekä selitystekstein. Kirjanpitoa varten riittää siis yksi tapahtumakuitti, jossa kaikki tarpeellinen on yksilöity asianmukaisesti. Luonnollisesti yksityiskohtaisemmatkin tulosteet saadaan yhteenvetolukujen lisäksi.
Tuotteet (hinnastot)
Laskuista muodostuu
tuoteluettelo (hinnasto) automaattisesti (omana hinnastojen välilehtenä).
Automaattisesti vanhojen laskutusten laskuriveistä muodostuva
hinnasto ei tarvitse päivitystä - sehän päivittyy automaattisesti laskuja tehdessä.
Näitä hintoja voi käyttää myös asiakaskohtaisesti (asiakaskohtainen hinnasto).
Tuotehinnastoina voidaan käyttää myös
muita hinnastoja (mm. tukkureilta saatavia hinnastoja), joista poimitaan tiedot laskutushinnastojen
tietokantoihin (tuotteet, hinnat, alennukset). Hinnastoja voi olla
useita (omina hinnastovälilehtinä). Tietenkin
hinnaston voi päivittää laskutusohjelman
käyttöön, lähes mistä tahansa
tekstimuotoisesta tiedostosta (vaikka omasta hinnastoluettelosta).
Hinnaston ylläpito tehdään uusimalla hinnaston päivitys. Laajojen hinnastojen ylläpito kannattaa hoitaa tällä tavoin -
hinnastossa saattaa olla kymmeniä tuhansia tuotteita, joten niiden hintamuutoksia ei kannata manuaalisesti tehdä.
Hinnastoista on todella helppoa ja nopeaa etsiä tuotteita. Tulossa... (mm.)
- Suoritusten kirjaukset (myyntireskontra):
- - Sähköisistä tiliote- ja viitesuoritustiedostoista automaattikäsittely (nykyisin vastaavat luettelot oltava leiketaulussa).
- - Myös käteisalennus tulee huomioitavaksi automaattikirjauksissa (nykyisin kirjattava erikseen manuaalisesti).
- Ks. liitteestä lisätietoa - mm. Korkolaskutus ja Perintä
-
-
- Linkkejä:
Maventa (verkkolaskujen välittäjä) , Z-Laskutus (verkkolaskutusohjelma) , Zähis Oy , Verkkolaskuosoitteisto (TIEKE) ,Verkkolaskuvälittäjät (TIEKE) , Yrityshaku (YTJ)
|
©Copyright Ismo Möttönen (22.01.2015) |
|